特集

PC活用講座 - Excel

ITライター　立山秀利

Excelで売上表などを作成する際、別のシートやブックのデータを使いたいケースはよく見受けられる。今回は、シートやブックをまたいでセルを参照するワザを紹介する。

Excelのセルに記述する式で、他のセルのデータを計算などに使うために参照する際、同じシート内のセルなら、そのままセル番地を記述する。セルの参照は同じシートのみならず、別のシートでも可能だ。セル番地の前に「’シート名’!」の書式でシートを記述して指定すればよい。

例えば、1月から3月にかけて月ごとにシートを設け、商品ごとの売上を集計している表があるとする。

（画像をクリックすると拡大表示します）

すべての月の売上の合計を別シートに算出したい場合、各シートの集計先セルを参照する形で、合計を求める式を記述すればよい。ここでは、シート「集計」を別途設け、各商品の数量を1～3月で合計する。売上額はその数量の合計に単価をかけて求めるとする。

商品Aの数量は各シートのC4セルに入力されている。1～3月の数量の合計を求めたいならば、シート「集計」のC4セルに次のような式を入力すればよい。

='1月'!C4+'2月'!C4+'3月'!C4

同様に式を入力し、すべての商品について数量の合計を求めると、次のようになる。

（画像をクリックすると拡大表示します）

さらにExcelでは、別のブックのセルを参照することも可能だ。「’シート名’!セル番地」の前に、「[ブック名]」の書式でブックを記述して指定すればよい。例えば、支店ごとにブックを分けて月/商品毎の売上を集計している表があるなら、全ての支店の合計を算出することも可能だ。

例えば、先ほどの商品ごとの売上のブックが他に2支店あるとする。

（画像をクリックすると拡大表示します）

ここでは、集計用のブック「3支店集計.xlsx」を別途用意し、各商品の3支店分の売上をシート「Sheet1」のB4～B7セルに求めたいとする。

商品Aなら、3カ月の売上の合計は各支店のブックのシート「集計」のD4セルに入力されている。3支店の合計を求めたければ、ブック「3支店集計.xlsx」のシート「Sheet1」のB4セルに次のような式を入力すればよい。

=[売上新宿店.xlsx]集計!$D$4+[売上渋谷店.xlsx]集計!$D$4+[売上池袋店.xlsx]集計!$D$4

同様に式を入力し、すべての支店について各商品の売上の合計を求めると、次のようになる。

（画像をクリックすると拡大表示します）

また、別のブックのセルを参照しているブックを開く際、参照先のデータ（リンク）を更新するかどうか、ダイアログボックスで確認される。最新のデータを取り込むために、［更新する］をクリックして更新を行うとよい。

（画像をクリックすると拡大表示します）

このようにExcelで別のシートやブックをまたいでセルを参照する機能を利用すれば、複雑な集計を効率よく行えるだろう。

立山秀利（たてやま・ひでとし）

カーナビのソフトウェア開発、Webプロデュース業務を経て、現在は、システムやネットワーク、Microsoft Officeを中心に執筆中。主な著書に『Excel VBAのプログラミングのツボとコツがゼッタイにわかる本』などがある。

（監修：日経BPコンサルティング）