当市は平成16年に合併して誕生しましたが、合併当時から人口は8,000人以上も減って4万人を切ってしまいました。さらに、少子高齢化によってさらに人口が減ることが予想される上に合併の優遇処置も終わるため、市の職員数をカットしてコスト削減を考えなくてはならない状況にありました。

しかし、それでも多様化するサービスに対応する必要があり、いままで以上により質の高いサービスを住民に提供しなくてはなりません。そこで「職員の意識改革を図って労働生産性を高めるために従来の働き方を見直そう」と、今回のオフィス改革につながりました。

まずは“垣根”を取ることから始めました。それまでは、課長の席の前に課の机がズラリと並んで島を形成して、それぞれの課の間は書類棚で仕切られていました。まずこれを取り払って見渡しをよくしようと。平成27年3月に既存の机でレイアウト変更を実施し、袖机をなくし打ち合わせスペース設置しました。

そして、第二段階の取り組みとして、平成28年4月に、デザイン経営工学の京都工芸繊維大学の仲隆介教授、社会心理学を研究している東洋大学の戸梶亜紀彦教授、一級建築士事務所オープン・エー代表の馬場正尊氏の3者と協力して進めていくことにし、「オフィス改革産学官連携・協力協定」を締結。職員向けにオフィス改革を理解してもらうために、何度もワークショップを開催してきました。

「プレイ（リフレッシュ）」「コラボ」「ウェルカム」などをテーマにした共有スペースがコンセプトの空間です。「プレイ」はカウンター席になっていて、仕事の合間に休憩をする空間。当然ですが、仕事をすることもできます。「コラボ」はボックス席や大テーブル席など多彩な場があって、ほかの部署と打ち合わせをする空間。「ウェルカム」は市民と接する場です。対面カウンターは以前からありましたが、新たにテーブル席を設置。より市民に寄り添った対応をすることができます。

ただ、新たにコミュニケーションスペースをつくるためには、既存のスペースを削らなければできませんでした。そこでペーパーレス化を進め、各人でもムダな資料をどんどん省いていきました。その結果、スペースを確保でき、多様なコミュニケーションスペースを設置することができました。

もっとも変わったのは、職員同士のコミュニケーションが格段に増えたことです。以前は消耗品の保管場所や給湯スペースが各課にあったのですが、それも1カ所に集約。コミュニケーションが自然と生まれ、それまであまり接することのなかった人たちとの会話が増えました。それにより、他部署のことも少しずつわかるように。実際のアンケートでは約8割の職員が「以前よりコミュニケーションが増えた」と答えています。

そして、ペーパーレス化によるコスト削減の効果も出ています。

さらに、アンケート調査の結果から業務効率化された時間を金額に換算（単純計算による試算）したところ、最初の1年で約1,600万円相当になりました。レイアウトの変更による工事、新しい机やイス、PHS導入で約1,000万円かかりましたが、それを差し引く効果が出ていると思っています。