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ビジネスコラム「コミュニケーションの極意」
LINEやビジネスチャット、どこまでOK？
ビジネスの心得を忘れず、フル活用しよう
ひと昔前はビジネス上のコミュニケーションツールといえばメールや電話、ファクスが主流でしたが、ここ数年で急速に普及しているのが「LINE」等の無料通信アプリや、ビジネスチャットアプリです。一人ひとりがPCの他にスマホやタブレットを所持しているケースが多いので、特にリモートワークや外回りが多い業種・業態では、上手く活用したいものです。
これらのメリットとしては
・迅速な連絡が可能
・ファイル共有も簡単にでき、必要に応じて画像やビデオ通話ができる
・メッセージの受信を見落とすことが少ない
・PCとスマホを同期しておけば外出先でも確認ができる
・複数人での情報共有も簡単
・相手が読んだかどうかがわかる
などがありますが、一方でデメリットとして挙げられるのはマナーが疎かになりやすいこと、世代間で感覚に差があることなどがあります。若手から上司世代に気軽なスタンプを多用することなどは、相手が失礼だと感じる場合もあるので、LINEやビジネスチャットを使う際の大前提として心得ておきたいところです。
LINEやビジネスチャットをどのような位置づけで活用するか、という点も重要です。手軽に簡単導入できるこれらのツールではルールが曖昧になってしまいがちです。従来の連絡手段であるメールからの代替手段として使うのであれば、メールでの表現や慣習は引き続き踏襲すべきでしょう。
一方でメールと併用するのであれば、使い分けが必要になります。
例えば報告や情報の一斉共有などはメールで、日常のちょっとした連絡や緊急時の伝達にはビジネスチャット、といった具合です。こうなると、チャットではメールのような形式的な表現は不要になるでしょう。いずれにせよ、ビジネスシーンに合わせた使い方で、相手に不快感を与えないように心がけましょう。
会社としての注意点も
従業員がそれぞれ便利にLINEやビジネスチャットを使う状況においてメリットが多い一方で、会社側が認識できていない利用端末や外部サービスを独断で使ってしまう、いわゆる「シャドーIT」のケースは注意が必要です。
通常は会社が採用したツールを使うべきですが、例えば部署単位やリモートワーク中の個人が現場の独断でシャドーITに陥るケースが現実として起こっています。情報漏洩やアカウントの乗っ取り被害や改ざん、不正サイト経由でのマルウェア感染など、インシデント管理の面から考えると、会社としては対策を講じておくべきでしょう。
多くの端末やネットワークを使うのが日常になっている時代だからこそ、利便性優先で使うのではなく、目的と使い方、ビジネス環境でのITツールの整備という面で、社内での議論や意識の向上を目指したいものです。
シャドーITについては、こちらで詳しく解説しています。
LINEやビジネスチャットは便利なコミュニケーションツールですが、便利さゆえにシャドーITにつながるケースもあり、セキュリティ対策も考える必要があります。
Microsoft Teamsなら、ビジネスチャットで高速かつ円滑なコミュニケーションを実現します。また、問題があると指摘されているPPAP（パスワード付きzipファイルを使ったファイル共有）を使わずに済むなど、セキュリティ対策にも有効です。
●詳しくはこちら（Microsoft 365活用）
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