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ビジネスコラム「コミュニケーションの極意」
Web会議を仕切る
「ファシリテーション」の秘訣
進行だけでなく、会議ツール活用の上級者になろう
今、ビジネスリーダーの資質として重要視されているのが「ファシリテーション」のスキルです。ファシリテーションとは生産性のある会議ができるよう会議に介入し、相互理解や合意形成をサポートする役割を指します。
特にWeb会議では、参加者の表情や意見がありそうな雰囲気をお互いに読み取ることが困難であるため、生産性のある会議を行うためにはファシリテーターがより細やかに配慮をして働きかけることが必要です。さらに、ファシリテーターは単なる進行だけでなくWeb会議ツールを上手く活用することも求められます。対面での会議とはまた違う難しさがあると言えるでしょう。
ここでは、Web会議でのファシリテーションの気を付けたいポイントと、Web会議ツールの活用アイデアを紹介します。
・会議の時間を管理する
Web会議では時間が長引くことも起こりがちなので、開始と終了をしっかり管理しましょう。Web会議ツールでは会議時間を予め設定することもできます。
・事前に会議のゴールを設定し、周知する
参加者に、なぜ話す必要があるのか、どんな意見が欲しいか、どんな選択肢があるのか、などを事前にアジェンダとしてまとめます。会議冒頭、「画面共有機能」でアジェンダを提示することで、参加者の目的意識が共有できます。
・会議中のコミュニケーションを促進する
Web会議では相手の表情や雰囲気を読み取ることが困難なので、積極的に声掛けをしながら進行します。賛否の意見を集計する際には、意見の「投稿ツール」や「投票機能」を使うといいでしょう。対面での会議よりも大人数の意見にも対応できます。
また、会議中に中座する際や何か発言がある場合は「チャット機能」を使えば、議論を止めずに発言できます。画面自体を記録することもできるので、議事録や欠席者への情報共有としても活用しましょう。
・合意を形成する
誰が、いつ、何をするのか、という今後のアクションを全員で共有します。最後に、結論とまとめを画面共有しておくといいでしょう。
Web会議の回数を重ねてファシリテーターが上達すれば、対面の会議と同様に生産性を高めることはできるはず。なんとなく集まるのではなく、参加者全体で実のあるWeb会議ができるよう取り組んでみてはいかがでしょうか。
リモートワークにおける生産性向上には、チームメンバーの活動場所や活動時間のギャップを埋める新たなコミュニケーションスタイルを確立することが重要です。離れた場所では、互いにコミュニケーションをとる相手の動きが見えず、意思疎通のギャップが生まれかねません。
Microsoft Teamsは、チャット形式のコミュニケーションツールとしての利用だけでなく、ビデオ会議が可能です。画面共有の機能も実装されているので、働く場所を問わず顔を見ながら会議が開催でき、遠隔でも対面と変わらないコミュニケーション強化を図ることが可能です。
▼詳細はこちら
https://www.nec-nexs.com/supple/whitepaper/teams-communication/
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