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ビジネスコラム「コミュニケーションの極意」

仕事中の行動から考える、オフィスの快適性

快適＆情報セキュリティ万全のオフィスとは

仕事の生産性を高めるために、オフィスの快適性が注目されています。個人の作業効率はもちろんですが、社内コミュニケーションの活性化や、創造的なアイデア・議論が生まれやすい空間づくりが大切です。特に近頃、オフィス自体がオープン（開放的）に作られる傾向があり、個人の席が固定されないフリーアドレス式を採用している企業も少なくありません。

一方で、情報セキュリティの安全面については新たな課題が生じることにもなります。情報漏洩のリスクは高まる傾向にあり、快適で生産性の高いオフィスであればあるほど、新たな対策を行う必要があります。

今回は、快適でセキュリティ万全のオフィスを作るために、気を付けるべきポイントを挙げていきます。

オープン型オフィスの場合、個人デスクがあるからといってもあまりにも公共性を損なうような使い方は好まれません。機密文書の置き忘れや、不要なものが溢れかえっているようでは、その部署や会社としての信頼も損なう恐れがあります。

また、フリーアドレス式の場は尚更、私物を放置することはルール違反となってしまいます。ロッカーなどを活用し、私物の保管場所を確保することが大切です。そして、それ以外の場所は基本的には共有スペースであるという認識をもちましょう。共有スペースの運用については社内で綿密なすり合わせをし、ルール化することが求められます。

ペーパーレス化を進めているという企業も多いと思われますが、メリットは紙削減によるSDGsへの貢献だけではありません。文書の置き忘れによる情報漏洩や、紛失、消失といったリスクを回避できるだけでなく、紙だと資料や名刺が属人化しやすい分、紙資料がある限りはフリーアドレス式やテレワークは定着しないものです。紙で届く注文書や請求書などが残っている場合は、それがペーパーレス化を妨げている一因かもしれません。基幹システムへの登録までの業務全体をデジタル化・ペーパーレス化することで業務効率向上やリードタイム短縮に繋がることもあるので、業務全体のフローに沿って紙の書類の取り扱いを見直すことがおすすめです。

ペーパーレスに伴うデジタル化だけでなく、フリーアドレス式のオフィスで課題となるのが、マルウェア対策です。テレワークや端末の多様化もあり、マルウェアによる攻撃手法は高度化・巧妙化し、被害件数も増加傾向にあります。利用しているソフトウェアやサービスの脆弱性からの侵入、Webアクセスやメールの添付ファイルからの感染が多く見受けられており、漫然と注意を払うだけでは被害を回避することが困難になっています。あらゆる状況に対してワンストップで対処可能なセキュアWebゲートウェイを導入するなど、広範なセキュリティ対策に対応する製品の導入を検討するといいでしょう。

オフィスが変われば情報セキュリティも変わる

働き方が多様化し、働く場所の数、端末の数が増大している昨今、従来通りの対策だけでは新しいリスクへの対応としては不足が生じてしまいます。基幹システムを整備し更新していくことで、急速な変化への対応が可能になることも。情報トラブルが起きないように、こまめなチェックを心がけたいものです。

快適なオフィス環境作り、そして新しいリスクへの対応として、要となるペーパーレス化を検討してみませんか。業務全体のフローに沿って紙の書類の取り扱いを見直すことにより、業務効率向上やリードタイム短縮に繋げることが可能です。
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