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ビジネスコラム「コミュニケーションの極意」
もう迷わない！メールとチャットの使い分け
ビジネスチャットが浸透してきた昨今、オンラインでの連絡が日々飛び交っています。ビジネス上の連絡をするなかで、「これはメールで送っても支障ないかな？」「これをチャットで送ると失礼になるかもしれない」などと、コミュニケーションツールの使い分けについて迷うこともあるのではないでしょうか。
今回は、メールとチャットの使い分け5例を解説します。
1.社内はチャット、社外はメール
緊密な連絡を取り合う必要がある社内メンバーに対してはチャット、取引先に対しては簡素な文面では失礼にあたるので、正式文書としてのメール、という使い分けは一般的に浸透しているでしょう。
名刺交換から間がない場合や、正式な契約を結ぶ前の関係性であれば尚更、メール文面も相応の丁寧さが求められます。メールは記録としても長期間残るため、対外的なやりとりとして捉えましょう。契約締結後、1つのプロジェクトを協働で行うような関係性である場合は、社内・社外メンバーが混在したグループチャットを作ることで、連絡漏れを防げるというメリットもあります。
2.個別連絡はメール、大人数へはチャット
チャットでは、グループチャットに入っている人数には全員に一括で連絡することが可能で、特定の人のみを宛先に送信することもできます。が、その情報はグループ全員が確認することができます。
メールはその点では個別のコミュニケーションであるといえます。宛先（To）で相手へ、共有（Cc）したいなら数人へ送ることができます。
チャットでもメールでも、送るべき人への送信漏れや、共有相手へ情報漏洩してしまうといった人為的ミスは起こる可能性があります。大人数でのやりとりでは、グループに誰が入っているのかをしっかり確認することが大切です。
3.重要度が高い場合はメール
チャットは送信後やしばらく経った後でもメッセージの編集や削除が可能であるため、記録には向いていません。重要事項の連絡は何時に誰に送った、という記録が大きな意味をもつことがあるため、しっかりと内容を精査したうえでメールを使うことが望ましいです。重要事項を決めるようなやりとりが必要な場合は、チャットで意見を出し合ったうえ、決定事項をメールで連絡してフォローをする、といった対応もおすすめです。
4.緊急対応ならチャット
チャットは多くの人がPCだけでなくタブレットやスマートフォンでも確認をしており、通知が届きやすいので、迅速に確認や対応が必要な場合の連絡に適しています。【緊急対応】といった一目でわかるコメントを入れれば、さらにスピーディーに伝わります。
5.やりとりが頻発するならチャット
リモートワークなどで関係者が離れている場合など、打ち合わせの代わりとしてグループチャットを使う場合もあるでしょう。やりとりが頻回になる場合、メールだと挨拶文が煩わしくなるうえ、メール文面の行頭に挿入される引用符（>>）が多くなり、読み返しづらい場合もあります。同一のテーマについてやりとりが続く場合は、チャットで行う方が無難だといえます。
メールとチャットの使い分けについて、基本的な考え方を解説しました。誰しもメールのほかにチャットツールを複数使っているのが現状であるので、コミュニケーションの齟齬を回避するためにも1つだけに注力するのではなく、それぞれをしっかり管理して、シーンに合わせて使いこなすことが大切です。また、職場やプロジェクトメンバー同士で、使い分けについて意見を出し合ってもいいでしょう。
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