ちょっとひといき ビジネスコラム「コミュニケーションの極意」

ビジネスコラム「コミュニケーションの極意」

ビジネスチャットの知っておきたいマナー・ルール9選

気をつけるべきポイントは意外と多い！

ビジネスチャットを導入している職場は増えてきましたが、マナーやルールについて実際はわかっていないという人も多いのが現状です。メールよりも迅速に、気軽にやりとりができるという点で、カジュアルな感覚で使いがちではありますが、社会人としてどのような使い方をすればよいのでしょう。今回は、ビジネスチャットで守るべきマナー・ルールを解説します。

1.ビジネスシーンの言葉遣いを心がける

簡潔な会話ができるビジネスチャットでは、メールで使う「お疲れさまです」「お世話になっております」という定型の挨拶は省略することができます。チャットを始めた段階で、予めルールを決めておくと誤解が生じにくいでしょう。気軽な発言ができる分、言葉遣いが崩れてしまわないよう注意が必要です。「承知いたしました」「失礼いたしました」といったビジネスの場に合った言葉遣いが望ましいとされています。

2.業務上の連絡に徹する

ビジネスチャットに慣れてきた場合や、年齢の近い人ばかりの社内チャットの場合、プライベートの個人チャットのような感覚で発言してはいませんか。なれなれしい雰囲気が出ることは、一部のメンバーにとっては問題がなくとも、その他のメンバーには疎外感や不快感を与えることがあります。節度のある使い方を心がけましょう。

3.メールと適切に使い分ける

ビジネスチャットは形式ばった対応が必要なく、迅速な短文のやりとりに便利ですが、一方のメールはかしこまった連絡、対外的でしっかりとした対応が必要なやりとりに向いています。どちらか一方ではなく臨機応変に使い分けていくことが大切なので、メンバー間で予め使い分けについて擦り合わせると良いでしょう。

4.レスポンスは早めにする

ビジネスチャットでは迅速な対応が求められます。短文でもいいのでなるべく早く返信をすることを心がけましょう。即座に返信ができない場合は、1クリックで手軽に相手に意思を伝えることができる絵文字やスタンプ機能を使うこともおすすめです。上司や取引先など目上の人にスタンプを使うことに抵抗を感じる人もいるので、予め「スタンプだけでOKです」などと伝えておくのもよいでしょう。また、休みの日や出張等で返信ができない日は、「〇〇 〇〇※本日返信遅れます」などと変更しておくとわかりやすいです。

5.宛先機能・返信機能・タスク機能を使う

大人数のグループチャットでは、メッセージを送りたい相手以外の人も多く含まれていることがあります。誰宛なのか、どのメッセージへの返信なのかを明記することで、指定された人に通知が届いて迅速に連絡がとれる上、メッセージの混同も防げるので便利です。また、「月末までに決めて連絡する」といったタスクが発生した場合は、そのメッセージをタスク化しておけば失念することを防げます。タスク機能はチャットにいる人が誰でも設定できるので、上手く活用しましょう。

6.アカウント名は誰にでもわかるように

ビジネスチャットのアカウント名は自由に設定することができますが、社内外の誰でもわかりやすいように設定しましょう。ニックネームやあだ名を入れる人もいますが、後から参加したメンバーにとってはわかりにくく、社外のメンバーには乱れた印象を与えます。

7.適切なチャットルームを使う

大人数のグループチャットにおいて、特定の数人だけが関わるテーマを延々と話題にするのは、他のメンバーに不快感を与えてしまいます。面倒でも、その時々で適切なチャットルームをつくりましょう。

8.長文は控え、いち早く結論を

ビジネスチャットでは短文で簡潔な連絡が望ましいのですが、長文になってしまう時もあるでしょう。その時でも、「結論から申し上げますと〇〇となります。理由は…」という形で、相手に迅速に結論が伝わる文章を心がけましょう。

9.個人情報の取り扱いに気をつける

ビジネスチャットはいつどういうタイミングでメンバーが変わるかわかりませんが、過去のログが一定期間残り、編集することができます。携帯電話番号やメールアドレスのほか、プライベートの話題などは漏洩によってトラブルに発展する恐れもあります。個人情報を気軽に書き込むことは避けましょう。

以上9選を紹介しました。これらは一般的なマナー・ルールなので、職場に合わせてガイドラインを作成してもよいかもしれません。ビジネスチャットを使うことでトラブルが起こることがないよう、今一度使い方を見直してみてはいかがでしょうか。

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