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ビジネスコラム「コミュニケーションの極意」

3つの事例をご紹介！
誤解を生まないチャット術

チャットはひと工夫で格段にわかりやすくなる

ビジネスシーンでも、日常使いの通信手段として浸透してきているビジネスチャット。手軽にメッセージを送れるだけでなく、画像、音声、動画やドキュメントを共有することができ、複数の端末での確認も可能な、ビジネスで活用したいツールの一つといえます。
ただ、メールとチャットではそれぞれに適した書き方があるので注意が必要です。チャットをメールと同じような感覚で使っていては、文面によっては思わぬトラブルや損害を引き起こす恐れもあります。
今回は、Microsoft Teamsを例に、実際の事例3つに沿って対策を解説します。

※メールとチャットの使い分けについては、こちらもご参照ください。
ビジネスコラム「コミュニケーションの極意」もう迷わない！メールとチャットの使い分け

事例1

メールの場合にはタイトル部分に【ご相談】や【ご依頼】などとわかりやすく明記できるため、こういった誤解が起こりにくいかもしれません。ビジネスチャットは気軽なやりとりができますが、細かなニュアンスを伝えるよう気をつけておくことが大切です。チャットでの会話を続けるうち、どこまでが相談でどこからが正式な発注なのかが不明確になることはしばしば起こってしまいます。

チャットでの対策としては、チャット文面冒頭に相手にしてほしいアクションを入れるのがおすすめ。「相談段階ですが、…」、「可能ならば変更をしたい」というニュアンスを明記したり、メールと同じような【ご相談】を入れたりと、しっかり伝えることが必要です。
また、受注側の立場になった場合も、「発注ということで間違いないですか？費用が〇〇〇ほどかかります」と確認する必要があります。

対策：相手に求めるアクションを文章冒頭に入れて、誤解を防ぎましょう！

事例2

ビジネスチャットはなるべく簡潔にやりとりができるようチームが細分化されていることは好ましいのですが、あまりにもチームを細分化しすぎたり、過去に使ったチームをずっと放置したりすると、チームが増え続けてしまい、乱立状態になってしまいます。そうすると、適切なチームを探し出すまでに時間がかかったり、間違えたチームへ投稿してしまったりというミスを招くこともあります。

チームは時間とともに増えてしまいがちなので、こまめに整理することがおすすめです。特に社内外の関係者が含まれるチームは位置を固定しておく、わかりやすいチーム名をつける、といった対策を講じるべきです。また、チームやグループの作成には一定のルールを設けておく、または管理者が行う、など工夫をしてもよいでしょう。

対策：チーム乱立に注意！こまめに整理をすることで、誤送信を防ぎましょう。

事例3

大人数グループでのビジネスチャットでは、連絡事項と直接的に関わっていない人も多く含まれているため、メンション機能を上手く活用しましょう。
メンションは、個人やチーム、チャネルを指定することができますが、毎度個人宛でメンションしていると、通知回数がムダに増えてしまい逆に重要なメッセージを見落とすことも。重要度が低いものはメンションなし、中程度のものはグループやチャネルへのメンション、重要度が高い場合に個人メンションにするなど、内容に合わせてメンション機能を使い分けるのがおすすめです。

また、チャットやメールなどコミュニケーションツールが増えていることが原因ですれ違う事態も起こりがちです。連絡をしたい場合、先方の反応を確認したり、メールでもフォローをするなど、送信しっぱなしにならないよう気をつける必要があります。

対策：グループチャットではメンション機能を上手く活用しましょう！

ビジネスチャットはなるべく簡潔に、と思っていても、不用意な思い込みや推測で誤解を生じてしまうと、元も子もありません。相手の立場や案件の状況を考えながら、上手く使いこなしたいですね。

メールよりも即時性が高く、相手の反応も早く得られやすいチャットを利用して仕事のスピードアップを図りませんか。Microsoft Teamsは、リモートワークや離れた拠点にいる人とのやリとりに優れています。グループチャットを使うことで、1対1だけではなく、複数人での活発な意見交換や情報共有も可能になり、コミュニケーションの活性化および生産性の向上を図ります。

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